efektifitas kemampuan mengetik dan komunikasi bagi sekretaris: efektifitas kemapuan sekretaris dalam mengetik cepat dan berkomunikasi dengan bahasa inggris dalam menunjang kelancaran tugas perkantoran

http://blitzx.files.wordpress.com/2007/12/logo_ubl_new.jpg

“Efektifitas Kemampuan Sekretaris Dalam Mengetik Cepat Dan Berkomunikasi Dengan Bahasa Inggris Dalam Menunjang Kelanacaran Tugas Perkantoran”

http://arindhaayuningtyas.files.wordpress.com/2012/04/sekretaris.jpg

Disusun oleh :

Siti Nurhasanah

1221310186

UTS Pengetahuan Sekretaris

IBU IIS TORISA UTAMI

AKADEMI SEKRETARI BUDI LUHUR

Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Jakarta Selatan, 12260. DKI Jakarta, Indonesia

Telp: 021-585 3753 Fax: 021-585 3752

KATA PENGANTAR

Rasa syukur Saya panjatkan kepada Allah SWT yang dengan rahmat dan hidayahNya Saya dapat menyelesaikan makalah ini, untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengetahuan Sekretaris dengan tema “Efektifitas Kemampuan Sekretaris dalam mengetik cepat dan berkomunikasi dengan bahasa inggris dalam menunjang kelancaran tugas perkantoran”.

Semoga dengan tersusunnya makalah ini dapat berguna bagi Saya dalam memenuhi tugas Mata Kuliah Pengetahuan Sekretaris dan dengan tersusunnya makalah ini diharapkan juga bisa menjadi pedoman bagi yang membaca

Dalam penyusunan makalah ini penulis telah berusaha dengan segenap kemampuan, sebagai pemula tentunya masih banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, kritik dan saran-saran anda kami butuhkan agar makalah ini menjadi lebih baik dan digunakan sebagaimana fungsinya.

Melalui kesempatan yang sangat berharga ini Saya menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penyelesaian makalah ini, terutama kepada yang terhormat Ibu Iis Torisa Utami selaku dosen Pengetahuan Sekretaris. Serta Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu dalam kesempatan ini, yang telah memberikan bantuan moral dan materil dalam proses penyelesaian makalah ini. Semoga Allah SWT, memberikan balasan atas kebaikan yang telah diberikan kepada penulis.

Kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagaimana mestinya

BAB I

LATAR BELAKANG

Dalam dunia sekretaris sangat dibutuhkan keterampilan untuk menunjang karir dan pekerjaan sekretaris. Seperti Mengetik cepat 10 jari, berkomunikasi dengan benar dan tepat dan kelancaran komunikasi dalam berbahasa inggris. Oleh karenanya akhir-akhir ini perusahaan lebih mengutamakan kemampuan untuk mencari kandidat untuk para calon sekretarisnya.

Sangat kita sadari bahwa dunia sekretaris saat ini bukan hanya cantik dan baik yang diperlukan tetapi juga skill kemampuan harus dimiliki atau bisa disebut juga dengan beauty,behavior, and brain. Pada dasarnya sekretaris sangat berhubugan dengan tugas catat mencatat dimana harus membutuhkan kecepatan dalam mengetik. Banyak dari kita yang mengetik dengan menggunakan dua jari akibatnya pekerjaan sangat tidak efektif dan efisien. Disamping itu juga komunikasi harus lancar dan tepat agar kita tidak menjatuhkan citra diri pribadi dan perusahaan. Sekretaris juga behubungan langsung dengan tamu dan telepon oleh karenanya menguasai komunikasi dalam bahasa inggris sangat diperlukan.

Dalam hal ini pembahasan mengenai kemampuan mengetik cepat bagi sekretaris, pengertian komunikasi, kemampuan komunikasi berbahasa inggris dalam melaksanakan pekerjaan sekretaris.

BAB II

TUJUAN

Makalah ini dibuat untuk memberikan informasi dalam pengetahuan sekretaris mengenai tata cara yang baik mengetik cepat, berkomunikasi dengan lancar, dan pentingnya bahasa inggris bagi sekretaris. Di samping tujuan di atas makalah ini disusun juga dengan tujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengetahuan Sekretaris yang dibimbing oleh Ibu Iis Torisa Utami.

BAB III

LANDASAN TEORI

1. KEMAMPUAN MENGETIK CEPAT BAGI SEKRETARIS

1.1 PENGERTIAN MENGETIK CEPAT

Mengetik adalah sebuah proses dimana teks atau angka dimasukkan pada alat seperti mesin ketik,computer atau kalkulator dengan menekan tombol pada papan ketik.

Mengetik cepat adalah sebuah proses dalam mengetik dengan ketepatan jari dan kecepatan hentakan pada papan ketik yang menghasilkan teks atau angka dan symbol dengan rapih,cepat dan tepat sesuai dengan mata tanpa melihat ke keyboard.

1.2 SEJARAH SINGKAT MENGETIK 10 JARI

Seorang juru steno pengadilan yang berasal dari Salt Lake City bernama Frank Edward Mc Gurrin adalah orang yang pertama kali menemukan teknik mengetik 10 jari di tahun 1988, tepatnya tanggal 25 Juli. Ia juga merupakan seorang pengajar di kelas mengetik kala itu. dirinya memakai touch typing dan berhasil memenangkan sebuah kontes mengetik yang diadakan di Cincinnati dengan sukses mengalahkan pesaing terberatnya, Louis Traub yang mengoperasikan Caligraph dengan cara B jari.

1.3 MEMPOSISIKAN JARI TANGAN

http://amwah.files.wordpress.com/2013/04/teknikmengetik10jari.jpg?w=630

https://encrypted-tbn2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSmRlxRibkJS-4IqaFmMUK7BuV0AAtbLX-gehS9sJ6mMoge6KXV

Tangan Kiri
Jari Kelingking :
Baris Pertama = ‘ dan 1
Baris Kedua = Tab dan Q
Baris Ketiga = Capslock dan A
Baris Keempat = Shift kiri dan Z
Baris Kelima = Ctrl dan Windows

Jari Manis :
Baris Pertama = 2
Baris Kedua = W
Baris Ketiga = S
Baris Keempat = X

Jari Tengah :
Baris Pertama = 3
Baris Kedua = E
Baris Ketiga = D
Baris Keempat = C

Jari Telunjuk :
Baris Pertama = 4 dan 5
Baris Kedua = R dan T
Baris Ketiga = F dan G
Baris Keempat = V dan B

Ibu Jari :
Baris Kelima = Alt kiri dan Spasi

Tangan kanan
Ibu Jari :
Baris Kelima = Alt kanan dan Spasi

Jari Telunjuk :
Baris Pertama = 6 dan 7
Baris Kedua = Y dan U
Baris Ketiga = H dan J
Baris Keempat = N dan M

Jari Tengah :
Baris Pertama = 8
Baris Kedua = I
Baris Ketiga = K
Baris Keempat = ,

Jari Manis :
Baris Pertama = 9
Baris Kedua = O
Baris Ketiga = L
Baris Keempat = .

Jari Kelingking :
Baris Pertama = 0, -, = dan BackSpace
Baris Kedua = P, [ dan ]
Baris Ketiga = , ;, ‘ dan Enter
Baris Keempat = / dan shift kanan.

1.4 MENGOPERASIKAN FUNGSI LANJUT PENGETIKAN

Dalam Pengetikan memiliki fungsi lanjut yang berguna untuk mengkombinasikan tombol – tombol fungsi pada keyboard

1.4.1 Pengetikan huruf besar ( Kapitalisasi ) dan huruf kecil dapat dilakukan Untuk mengetik huruf kecil menjadi huruf capital kita dapat menggunakan cara sebagai berikut :

Tombol Caps Lock Berfungsi untuk mengaktifkan / non aktif huruf kapital,bila kita menginginkan huruf capital dalam proses pengetikkan maka kita harus menekan tombol Caps Lock cukup sekali. Tombol Shift Berfungsi sama dengan tombol caps lock, hanya bedanya apabila kita hanya menginginkan beberapa huruf capital, maka kita cukup menahan tombol Shift dan menekan huruf yang kita inginkan. Misalnya:menekan tombol “x,y,z” menjadi “X,Y,Z”

1.4.2 Pengetikan tanda baca dan symbol dapat dilakukan Untuk mengetik tombol yang berisikan tanda baca dan simbol menggunakan cara sebagai berikut :

1.5 METODE PENGETIKAN

Mengetik juga memiliki beberapa metode yang bisa digunakan agar

mempermudah proses pengetikan. Metode-metode ini baru bisa dilakukan jika

kemampuan dalam mengetik sudah terbilang mahir. Berikut ini adalah beberapa

metode pengetikan yang biasa digunakan :

1. Mengetik Sistem Buta

Mengetik dengan sistem buta adalah metode pengetikan yang biasa digunakan ketika akan menyalin naskah ke dalam komputer atau mesin tik. Ketika menyalin naskah tersebut, pandangan mata hanya tertuju pada naskah, 8 dan 9 sama sekali tidak melihat ke arah layar komputer atau tuts. Metode ini bisa dikatakan hanya mengandalkan perasaan dan berpotensi timbul kesalahan. Jika ditelusuri secara seksama, asal mula kata mengetik sebenarnya adalah onomatope atau tiruan bunyi dari bunyi tuts atau tombol yang ditekan. Bunyi tik yang dihasilkan adalah suara dari tuts pada mesin yang memiliki tuts atau tombol yang bisa ditekan. Jadi, secara onomatope mengetik itu adalah mengetuk atau

menekan dengan ujung jari yang menghasilkan bunyi tik-tik.

2. Mengetik Sistem Berirama

Suara tik yang ditimbulkan ketika menekan tuts menjadi hal pokok dalam sistem ini. Bunyi yang dihasilkan oleh tekanan-tekanan tuts harus memiliki ketukan yang sama sehingga suara hentakan yang dihasilkan menghasilkan irama. Kedua metode pengetikan itu hanya dapat dilakukan jika metode mengetik sepuluh jari sudah mahir dilakukan.

3. Mengetik Sepuluh Jari

Pada metode ini, sepuluh jari sudah memiliki peranan dalam menekan tuts masing-masing. Metode seperti ini harus dilatih agar jari dapat menekan tuts tanpa ragu-ragu. Gerakan jari harus dilakukan dengan gerakan yang teratur sehingga tuts akan terlihat seperti tertekan secara otomatis. Berhasil atau tidaknya metode ini sangat mengandalkan perasaan. Perasaan dapat diasah dengan latihan yang rutin.

1.6 STANDAR MENGETIK CEPAT

Pengetikan dikatakan cepat bila dalam satu menit kita memperoleh 40 kata itu dengan kata yang salah tidak dihitung.

1.7 PRAKTEK MENGETIK CEPAT

Mengetik cepat sangat diperlukan di perusahaan saya apalagi posisi saya sebagai sekretaris pribadi, biasanya rutinitas saya ialah mencatat dikte dan mengetik hasil dikte untuk dijadika sebuah informasi yang membantu pekerjaaan bos saya.

Selama saya sekolah menengah atas saya sudah dibekali dengan cara mengetik 10 jari dan cepat. Oleh karenanya saya sedikit mempunyai skill tersebut walaupun terkadang kata nya kurang tepat.

Dari teori sudah dijelaskan metode dasar dalam mengetik cepat.

Setelah saya mempelajarinya saya memperoleh 49 kata per menit.

Pengetikan 10 jari selalu saya peraktekan setiap saat saya mengetik. Dalam mengetik surat yang sudah terkonsep hanya membutuhkan waktu 5menit.

Banyak sekali manfaat dari belajar mengetik cepat terutama bagi sekretaris yaitu :

· Semua pekerjaan menggunakan komputer pasti akan di selesaikan lebih cepat.

· Menawarkan jasa mengetik. Jika kita sudah ahli mengetik cepat 10 jari, keahlian kita bisa digunakan untuk mendapatkan uang.

· Bisa membuat buku. Keahlian mengetik kita diimbangi dengan ilmu yang cukup banyak, kenapa kita tidak tuangkan di dalam sebuah buku. Jika sudah ahli mengetik, kita gampang untuk membuat sebuah buku.

· Mudah untuk mencari pekerjaan. Dengan ahli mengetik cepat 10 jari anda dengan mudah bisa masuk ke sebuah perusaahan.

· Cepat dalam mengerjakan tugas sekolah. Bagi anda para siswa yang masih sekolah, dengan kita bisa mengetik 10 jari, secara tidak langsung akan mempercepat tugas sekolah.

· Membuat postingan blog lebih cepat. Bagi blogger, postingan blog sangat di perlukan untuk kemajuan blog itu sendiri. Jika kita sudah ahli mengetik dengan cepat, maka postingan yang kita buat lebih cepat dan tidak menghabiskan banyak waktu.

Adapun kerugian jika kita tidak memiliki kemampuan mengetik cepat pada sekretaris

1. Membuat Kita cepat lelah

Mengetik tanpa menggunakan 10 jari, bukan hanya akan memakan waktu yang cukup lama, tetapi juga akan menguras tenaga kita. Karena kita harus melihat keyboard dan layar monitor secara bergantian, melihat keyboard untuk memasukkan input atau huruf yang akan diketik dan melihat monitor untuk memastikan output sudah benar. Bandingkan dengan mengetik tanpa harus melihat keyboard dan hanya fokus pada layar monitor yaitu dengan keahlian mengetik 10 jari, tentu akan menghemat tenaga dan waktu kita.

2. Tidak efektif dan efisien

Dengan menggunakan 11 jari juga akan membuat jari kita cepat lelah, karena tidak semua jari yang kita gunakan untuk mengetik di keyboard dan hanya beberapa jari saja yang bekerja sehingga penggunaan jari kita jadi tidak efisien

3. Keyboard bisa cepat rusak (berumur pendek)

Tahukah kita jika mengetik dengan 11 jari akan membuat keyboard kita berumur pendek? Hal ini terjadi karena tekanan mengetik dengan 2 jari ( biasa disebut mengetik 11 jari ) telunjuk lebih kuat daripada tekanan mengetik dengan 10 jari. Tombol Enter adalah tombol yang paling sering rusak karena tombol ini yang paling sering ditekan bahkan dengan sekuat tenaga. Jika Kita mengetik dengan 10 jari, tombol Enter hanya akan ditekan dengan jari kelingking kanan yang tekanan tenaganya lebih kecil dari pada jari telunjuk.

2. KOMUNIKASI BAGI SEKRETARIS

2.1 LATAR BELAKANG KOMUNIKASI

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung. Oleh karenanya komunikasi meliputi dari komunikan-pesan-komunikantor maka dari itu berlangsung dengan baik.

2.2 PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Komunikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal. Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face).

2.3 JENIS- JENIS KOMUNIKASI

Komunikasi lisan

komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka. lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.

komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.

Komunikasi tulisan

komunikasi tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya.

komunikasi tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku. dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya.

Adapun jenis komunikasi organisasi yaitu :

a. Komunikasi formal dengan informal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu

- Pemuasan kebutuhan manusiawi,

- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,

- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,

- Sumber informasi hubungan pekerjaan.

Jenis lain dari komunikasi informasi adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak setuju. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi lateral

Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.

c. Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi satu arah, pengirim berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.

Bagaimanapun juga keefektifan komunikasi organisasi dipengaruhi beberapa factor diantaranya :

1. Saluran komunikasi formal

2. Sruktur wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan stasus dan kekuasaan akan mempengaruhi isi komunikasi.

1. Spesialis jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama dalam berkomonikasi.

1. Pemilikan informasi

Berarti individu memunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya.

Dari pengamatan yang ada, bentuk-bentuk jaringan komunikasi dikelompokan ke dalam beberapa bentuk diantaranya bentuk lingkaran, diagonal, lateral, rantai, huruf Y, dan bintang.

Komunikasi terbagi menjadi 2 yaitu :

1. Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (Moral). Komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

contoh : komunikasi verbal melalui lisan dapat dilakukan dengan menggunakan media, contoh seseorang yang bercakap-cakap melalui telepon. Sedangkan komunikasi verbal melalui tulisan dilakukan dengan secara tidak langsung antara komunikator dengan komunikan. Proses penyampaian informasi dilakukan dengan menggunakan berupa media surat, lukisan, gambar, grafik dan lain-lain.

2. Komunikasi non verbal ( non verbal communicarion) menempati porsi penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan. Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenai suatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan.

Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.

contoh :

a.Sentuhan
Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain.

b.Gerakantubuh
Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frase, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan,

c.Vokalik
Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain.

d.Kronemik
Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

2.3 PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya.Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan. Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

Penginterprestasian, hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.
Penyandian, pada tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.
Pengiriman, proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.
Perjalanan, pada tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.
Penerimaan, pada tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.
Penyandian Balik, pada tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).
Penginterpretasian, pada ahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

2.5 PRAKTEK DI DUNIA KERJA

Komunikasi sangat lah penting bagi berlangsungnya sebuah pekerjaan mau pun informasi agar pesan dapat terlaksana dengan baik.

Seperti diketahui teori diatas dijelaskan jenis komunikasi, proses komunikasi dan pengertian komunikasi. Komunikasi sangat besar perananya bagi dunia kerja presentasenya sekitar 100% dalam menghendel pekerjaan lainnya. Komunikasi sangat berpengaruh bagi kelangsungan hidup dan lingkungan. Tanpa komunikasi hal yang kita lakukan tidak akan lancar.

Tata cara berkomunikasi yang baik yang sudah saya terapkan dikantor :

Saat memasuki ruangan bos untuk memberikan suatu informasi/pesan

1. Mengetuk pintu dan mengucap salam

2. Meminta izin untuk memasuki ruangan

3. Melihat situasi atasan jika memang sedang sibuk memohon maaf terlebih dahulu

Bapak mohon maaf boleh Saya mengganggu waktu Bapak sebentar?

4. Memberikan pesan dan informasi secara jelas,singakat dan tepat

5. Mencatat segala informasi yang diberikan dari atasan jika ada tindak lanjut di block note

6. Menyatakan baik pak siap akan saya kejakan dengan sebaik-baiknya

7. Mengucapkan terimakasih

8. Izin meninggalkan ruangan tidak tergesa-gesa

9. Mengucapkan salam

3. KEMAMPUAN KOMUNIKASI BERBAHASA INGGRIS DALAM MELAKSANAKAN PEKERJAAN SEKRETARIS

3.1 PENTINGNYA BAHASA INGGRIS BAGI SEKRETARIS

Sekretaris adalah seorang yang membantu pimpinan dalam memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan. Seorang sekretaris juga merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinannya atau sebaliknya. Dia juga sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Dan disamping itu sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dari berbagai tingkatan, golongan dan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya.

Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik seperti bahasa inggris, sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, dan mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.

Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Karena jangkauan atau kerjasama perusahaan bukan hanya di tingkat nasional tetapi juga ditingkat internasional, terlebih-lebih perusahaan yang besar.

Oleh karena itu bahasa inggris penting untuk sekretaris tetapi kita juga tidak boleh lupa dengan bahasa yang kita miliki. Bahasa inggris merupakan modal untuk bersaing meraih suatu pekerjaan yang lebih baik dan merupakan bahasa internasional penghubung segala bahasa

3.2 KEUNTUNGAN DALAM MENGUASAI BAHASA INGGRIS BAGI SEKRETARIS

1. meningkatkan karier,

2. mendapatkan posisi lebih tinggi dibanding rekan-rekan yang tidak memilikinya.

3. mempermudah untuk melakukan komunikasi dengan siapapun juga dimanapun berada

4. membuat kita bisa percaya diri dan tak pernah takut untuk melakukan apapun juga

Paham 'english' sangat penting dalam bekerja karena hampir setiap hari kita pasti akan menemui kata-kata dalam bahasa inggris secara tidak langsung.

Kebanyakan perusahaan juga kadang menggunakan bahasa inggris untuk berkorespondensi baik dengan relasi maupun dengan pihak intern.

Bahasa Inggris di dunia usaha memang digunakan untuk bisnis, surat menyurat dan meeting dengan bule bule yang tidak mau belajar dan tidak bisa berbahasa Indonesia.

3.3 PRAKTEK KOMUNIKASI DALAM BAHASA INGGRIS DI DUNIA KERJA

Di era globalisasi kemampuan bahasa asing itu sangat diperlukan. Terutama bahasa inggris yang merupakan bahasa internasional. Agar mencapai bisnis global harus diperlukan kelancaran komunikasi berbahasa inggris. Dalam dunia kerja sekretaris biasanya bos atau atasan kita mempunyai client atau investor luar negeri jika kita diajak meeting dan mencatat percakapan meeting kita harus dapat mengerti bahasa inggris itu dengan baik. Terutama saat menerima tamu orang asing itu diperlukan komunikasi yang baik dalam berbahasa inggris agar informasi yang diberikan dapat segera kita tangani dan tidak mengecewakan atasan. Selain mempermudah pekerjaan dan menambah kemampuan. Bahasa inggris juga menjadikan nilai tambah untuk kelangsungan karier kita.

Dilingkungan kerja 40% kelancaran bahasa inggris ini diperlukan

BAB IV

KESIMPULAN

Seorang sekretaris diperlukan kemampuan keterampilan mengetik cepat 10 jari yang akan menunjang pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Untuk mengasah keterampilan mengetik cepat pelu dilatih jari-jari setiap saat agar kita bisa tepat dan menghafal tombol diluar kepala oleh karena itu kita tidak perlu lagi mengetik sambil melihat keyboard.

Komunikasi merupakan perantara untuk memberikan informasi secara efektif dan tepat agar hasil yang akan diperoleh dapat berjalan dengan baik. Komunikasi bagi sekretaris merupakan syarat utama untuk membawa nama baik pribadi maupun perusahaan.

Dalam berkomunikasi seorang sekretaris juga sangat memerlukan kelancaran komunikasi bahasa inggris yang merupakan bahasa internasional yang digunakan dalam bisnis global untuk meningkatkan karier dan informasi yang luas.